Menos actualizar, más hablar

Uno de los temas sobre los que más disfruto aprendiendo y escribiendo es sobre comunicación.

sep 10, 2024

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Mandé la última newsletter el 25 de junio. Han sido dos meses en los que no quería tener obligaciones más allá de la jornada laboral. Y la verdad es que me han venido muy bien para, como es obvio, descansar, vacaciones incluidas, y para prestar más atención a los detalles que rodean mi día a día, para liberarme de los pensamientos “quizás debería escribir sobre esto, cuéntame” y transformarlos en “cuéntame, cómo puedo ayudar”.

Una de las frases que más he repetido estos meses trabajando es la de “lo hablamos en un momento, espera, te llamo”. Y siento que ha sido positivo. Hace un tiempo tenía una cruzada, estúpida por mi parte, a las llamadas y reuniones, y esto me ha hecho ver que todo es mejor en esos “te llamo un momento”.

Por cierto, esta es la edición 101 (hace ilusión decirlo), y de momento no hay podcast. Pero solo de momento, durante estos días de septiembre he estado planificando los próximos meses y, ya sabes, lleva su tiempo cuando hay que cuadrar agendas.

Actualizar frente a comunicar

Uno de los temas sobre los que más disfruto aprendiendo y escribiendo es sobre comunicación. Recurro mucho a él como ejemplo de los problemas más comunes que tenemos en los equipos de trabajo. Y es que, en mi experiencia, esos problemas que terminan convirtiéndose en barreras inquebrantables a medida que avanzamos son porque no hablamos.

Esa propuesta que enviamos sin comprobar antes con el equipo, ese mensaje de cliente en el que te piden adelantar un proyecto y que confirmas sin comentarlo. Lo sé, son ejemplos muy genéricos, pero quiero explicarme.

Normalmente la mayoría de las reuniones no son para hablar sobre los proyectos sino para actualizar el estado de las tareas, para calendarizarlas. No me refiero a que actualizar el estado de una tarea y de un proyecto no sea importante, porque lo es, pero ¿cuántas de tus llamadas con el equipo terminan siendo para actualizar el estado de una tarea?

Es normal y difícil evitar llenar ese preciado tiempo con esa serie de comunicaciones sobre cómo va algún proyecto. Y hay una buena razón en todo esto, y es que es probable que cada una de las personas que trabajan en el equipo sean responsables de una tarea en concreto. Por ejemplo, managers que están dirigiendo parte del proceso, es imposible que sepan en todo momento, exactamente lo que está pasando a cada hora, a cada día, a no ser que des una lista súper detallada de todo.

Tampoco abogo por darla en todo momento, pero por supuesto que trabajando con otros equipos en metodologías de cascada, siempre tienes curiosidad por saber qué está pasando. Después de todo, eres responsable o has adquirido responsabilidad por minimizar el riesgo en tu trabajo. Pero, lo que es más importante, quieres poder encontrar áreas que podrían mejorarse, sugerir enfoques alternativos, entender mejor los detalles o incluso simplemente felicitar a otra persona porque te lo ha dejado todo encaminado.

Y esto es genial, deberías poder estar haciéndolo, pero quizás, lo estamos llevando de una forma que podría no tener estos efectos. Y me refiero a que normalmente nos dedicamos a actualizar, a decir si está hecho, si no está hecho, y no a informar, a comunicar, a hablar.

Perder lo importante por actualizar

Al igual que obsesionarse obsesivamente con el destino en lugar de estar en el presente y disfrutar del viaje, del proceso que dicen muchas personas, los temas de conversación que se generan cuando actualizas el estado de una tarea pueden convertirse en temas de conversación muy insatisfactorios y tediosos para todos.

“¿Vamos bien con el roadmap?”
“¿Has definido ya la arquitectura?”
“¿Se ha investigado ya sobre qué formulario elegir?”.

No es que no sean preguntas importantes para el desarrollo de un proyecto, porque desde luego que lo son, pero estas preguntas para saber si se ha hecho una tarea tienen algunos defectos. Y depende de nosotros llevar la conversación a terrenos en los que podamos no tenerlos.

Por ejemplo, todas las preguntas son cerradas, lo que sugiere que quieres respuestas cortas y concisas y no quieres explorar el tema más a fondo. Todas se refieren a la puntualidad, lo que sugiere que realmente solo te importa que se complete una tarea, en lugar de la forma en que se está haciendo esa tarea.

Además de que son tremendamente aburridas. Y a mi, no sé tú, pero aun sabiendo que trabajar requiere de una seriedad, me gusta divertirme con lo que hago. De hecho, hace poco vi este tuit sobre el sentido del humor como herramienta, y me encantó.

Y lo que es más importante, esas preguntas no te dan lugar, no dan momento, para poder debatir profundamente sobre un tema que ha funcionado, tanto bien como mal, para aprender de él. Y es que, si piensas por un momento en ello, ¿cuántas veces te has encontrado con el mismo problema una y otra vez y lo has sabido prever y solucionar cuando lo has hablado?

Sacar tiempo valioso para hablar

Cuando me refiero a hablar no me refiero a entrar a una llamada sin guión sino a tener tiempo para debatir sobre cómo van los proyectos.

Hace unos años me refería a estos momentos como perfectos para las retrospectivas, pero con el paso del tiempo me preocupa el tener espacios para hablar con la misma seguridad y confianza con la que se debaten en las retrospectivas sobre lo que ha ido bien y deberíamos repetir, y sobre lo que ha ido mal y deberíamos prever y anticipar. Es decir, momentos en los que guiarnos para encontrar soluciones a los nuevos problemas.

Realmente todavía estoy explorando cómo encontrar estos momentos y situarlos sobre la mesa, pero cada día que pasa tengo la idea general de que el tiempo que tenemos síncrono cada semana debería ser para seguir intereses de conversación para encontrar los temas que más afecten al desarrollo de un proyectos y que necesitan consciente o subconscientemente de ser comentados. Es decir, gravitar alrededor de lo que las demás personas gravitan.

También para empujar continuamente sobre razonar para qué necesitamos por ejemplo aprobación total de una tarea para comenzar otra, o tener cerrada una etapa para empezar la siguiente, haciendo preguntas abiertas para que podamos encontrar respuestas a los problemas.

“Entonces, ¿por qué ha pasado esto?”
“Cuéntame más sobre por qué la comunicación con el cliente es lenta y nos retrasa”
“¿Esa es la única forma en la que podríamos hacerlo?”.

Esto es fácil en teoría. Escribiéndolo me está resultando muy fácil, pero admito en que el día a día nos termina arrastrando como la corriente de un río. Por eso siento que sólo se mejora cuando se es consciente de ello y se practica. Se trata de crear un espacio en las llamadas para que no solamente nos centremos en saber si una tarea está hecha sino en anticipar riesgos.

Pero, ¿actualizar no es importante?

Si, actualizar el estado de una tarea es importante. Pero no necesitan estar constantemente todo el tiempo cada semana. En su lugar, tratemos de encontrar la forma en la que poder recibir información confiable y actualizada sobre lo que está pasando dentro de los flujos de trabajo de cada uno de los equipos fuera de las llamadas.

Y hay varias formas en las que podemos conseguirlo.

Por ejemplo, uno de los temas más recurrentes de algunas retrospectivas en las que he participado es no saber si las actualizaciones asíncronas para el resto del equipo son importantes.

Y yo me pregunto, ¿cómo tenemos esa sensación? La tenemos porque no nos comprometemos con los demás, no aprovechamos esas actualizaciones escritas para comentar de forma asíncrona antes de las llamadas de equipo. Y por ello, tendemos a repetir la misma información. Lo que a su vez significa que no podemos concentrarnos en temas realmente importantes durante las llamadas.

También se puede hacer actualizando el roadmap documentando cada hito y su estado. Soy muy insistente con documentar pero cuando en Product Hackers se estaba creando el equipo de Growth Managers, con sus procesos y metodologías, documentar y actualizar era la única forma de poder tener un progreso y una base sobre la que hablar de los problemas.

Y a pesar de que documentar y actualizar el estado de una tarea en su roadmap no es una tarea a la que le puedas ver valor inmediato, necesitábamos una base para poder hablar. Al tiempo que fue una buena base para mejorar nuestras habilidades de comunicación y para recibir comentarios directos de otras personas del equipo.

Y estoy totalmente convencido de que hay muchas formas, que sin embargo, lo importante es que la información que necesitas saber sobre el estado de una tarea no necesita llenar tu espacio de llamadas, porque como mencionaba, siento que hay otra forma de llegar a esa información. Una forma más detallada y digerible.

Como siempre, algunas conclusiones

Hablar bajo preguntas abiertas es una forma. Escribir para debatir en asíncrono es otra forma. Pero también es importante aprovechar para hablar sobre desarrollo profesional, cómo se sienten otras personas del equipo, debatir sobre una nueva herramienta y profundizar en aquello que nos motiva para descubrir los problemas en los que nos quedamos atrapados.

Es un esfuerzo, por supuesto, pero el rendimiento de este esfuerzo, compuesto con el tiempo, es enorme. En lugar de ser esa persona que solamente pregunta si una tarea se ha hecho, haz que las demás personas debatan y encuentren formas de poder mejorar lo existente.

Lo único que se necesita para empezar es cambiar un poco la conversación.