No es priorizar si no "duele"
Tener foco no es solo una cuestión de productividad. También es una cuestión de energía mental.
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Hace unos meses, publiqué en LinkedIn sobre que escuchar, documentar, priorizar y tomar decisiones de forma consciente, son acciones que cambian la forma en la que está funcionando un proyecto y, desde entonces, varias personas me escribieron compartiendo sus experiencias con la priorización.
Algunas contaban cómo habían aprendido a decir que no, otras admitían que aún les costaba, y varias me preguntaron cómo distinguir lo urgente de lo importante sin caer en la trampa de hacer de todo un incendio y pasar el día apagando fuegos.
Esas conversaciones me llevaron a pensar en ello de forma más profunda. No sobre lo básico de la priorización, sino sobre el lado difícil de priorizar. Ese momento en el que duele dejar cosas fuera pero que, si no lo haces, nunca avanzarás en lo que realmente importa.
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Más foco, menos ruido
A veces pensamos en la priorización como una forma de eliminar lo innecesario. Pero si algo fuera realmente innecesario, ya lo habríamos eliminado sin pensarlo. La realidad es que priorizar significa renunciar a cosas de más valor para enfocarnos en objetivos aún más importantes. Y si no sientes un poco de dolor al hacerlo, es posible que no estés priorizando lo suficiente.
Recuerdo una situación que me hizo cambiar de perspectiva sobre esto. Hace algunos años, pedí a un desarrollador senior que viniera a una reunión urgente. Aceptó, pero cuando envié la convocatoria me respondió algo así como que esa tarde la tenía bloqueada para trabajar. En ese momento he de reconocer que me sentó bastante mal, aunque con el paso de los años he valorado muchísimo ese momento.
En un principio, pensé que no le importaba lo suficiente el problema que teníamos en el proyecto. Estábamos definiendo las funcionalidades que integraríamos en el nuevo diseño de una app y su experiencia marcaría lo que podríamos hacer en el tiempo que teníamos asignado para el proyecto, pero con el tiempo entendí que lo que hizo fue una decisión consciente para proteger su tiempo y enfocarse en lo que era verdaderamente importante para él.
Ese fue uno de los primeros momentos en los que me di cuenta de que priorizar no es solo gestionar tareas o decidir qué hacer primero de una lista de tareas interminable sino que es, sobre todo, aprender a proteger tu tiempo de forma estratégica. Y hacerlo bien implica que vas a tener que decir que no a cosas que realmente te importan.
Decir "no" a lo pequeño para decir "sí" a lo grande
Uno de los errores más comunes al priorizar es intentar ganar tiempo diciendo "no" a muchas pequeñas cosas. Puede parecer una estrategia que, en cierto sentido, tiene lógica. Si eliminas muchas distracciones, recuperarás tiempo, pero la realidad es que, la mayoría de las veces, no funciona como esperamos. Y no funciona porque esas pequeñas tareas encuentran la forma de volver a tu lista de tareas una y otra vez ya sea por un email, una llamada con el equipo, o bloqueos que otras personas necesitan que resuelvas.
Lo que realmente cambia el juego de priorizar es dar el paso contrario y sé que puede sonar raro, pero también decir sí a unas pocas grandes prioridades y reorganizar todo alrededor de ellas. Esto significa decidir de antemano qué proyectos vas a atender, y sobre todo, bloquear espacio en el calendario para ello. Cuando esas prioridades están claras, cualquier otra cosa que no encaje tiene dos caminos, se delega o se elimina.
Un ejemplo de esto siempre pasa en las consultoras que tienen mucho trabajo propio y poco tiempo disponible para ello. Cuando estás a varios proyectos a la vez, que si el calendario de contenidos, una iteración en la web, organizar un evento, es cuando al final no haces absolutamente nada y esas tareas caen en el olvido.
Y eso pasa porque cuando distribuimos nuestra atención en varios temas, no avanzamos con la velocidad suficiente. La decisión que siempre defiendo en estos casos es, una sola cosa a la vez. Un solo proyecto, en 5, 6 semanas, con todo el equipo disponible trabajando foco con ello. Más foco, menos ruido. Y esto también aporta a que el resto de proyectos que vengan después tengan más claridad y se hagan con más energía, porque ya sabes qué papel aportan en toda la estrategia.
Tener foco no es solo una cuestión de productividad. También es una cuestión de energía mental. Cuando tienes demasiadas cosas en marcha, el contexto cambia constantemente y es más difícil trabajar de forma concentrada. Reducir el número de cosas que llevas encima no sólo te permite no solo avanzar más rápido, sino también con mayor calidad.
Si no duele, no estás priorizando
Si miras tu lista de tareas pendientes y no te sientes mal por dejar algo fuera, es una señal de que no estás priorizando lo suficiente. Deberías ver proyectos interesantes que te ilusionas, reuniones que podrían ser de mucho valor y tareas que te gustaría hacer, pero que simplemente no caben en tu enfoque actual.
A mi, por ejemplo, me gustaría poder actualizar todas las semanas una web de música que tengo, pero necesito priorizar. Y me “duele”, porque me gusta, pero es que simplemente hay otras tareas como esta newsletter, el podcast, o hacer ejercicio, que me resulta más valioso para el momento en el que estoy actualmente.
Y si, duele, pero ese dolor de la priorización es necesario porque significa que estás eligiendo de forma consciente, no dejando que las circunstancias decidan por ti. Cuando eliminas solo lo obvio, lo que realmente pasa es que sigues teniendo demasiadas cosas por hacer.
Me gusta pensarlo en términos de tiempo (por aquello de ser un estresor que no podemos cambiar). Si tienes 40 horas a la semana para trabajar y repartes tu atención en 20 tareas distintas, probablemente no conseguirás avanzar en ninguna. Estarás moviendo muchas cosas a la vez, pero sin terminar ninguna. En cambio, si decides enfocarte en dos o tres grandes prioridades y les dedicas la mayor parte de tu tiempo, el impacto que generarás será mucho mayor.
El tiempo, al contrario del dinero, no se puede recuperar ni multiplicar. Si lo gastas en demasiadas cosas a la vez, no solo reduces tu capacidad de ejecución, sino que también divides tu atención, haciendo que todo avance más lento y con menor calidad. Es por eso que la priorización no es solo una cuestión de elegir qué hacer, sino de decidir conscientemente en qué realmente vale la pena invertir tu tiempo.
Y esto también se aplica a nivel equipo. He visto compañías donde la sobrecarga de tareas hace que los proyectos que son estratégicos nunca avancen. Y que cuando se tiene el tiempo o la disponibilidad para avanzar, la compañía ya ha evolucionado de forma que ese proyecto estratégico ha quedado obsoleto.
Son casos donde la presión de atender lo urgente les impide enfocarse en lo importante. Los equipos que mejor gestionan esto son los que tienen la disciplina de elegir sus batallas y dejar fuera lo que, aunque de valor, no es prioritario en ese momento.
Delegar y aceptar que no puedes hacerlo todo
Aceptar que no puedes hacer todo es uno de los mayores aprendizajes que tuve después de agotarme mentalmente hace unos años. Si has definido bien tus prioridades principales, cualquier cosa que no encaje en ellas se debe delegar o eliminar. Solo así consigues más claridad y energía sobre lo que viene.
Y el problema aquí es que delegar da miedo. Nos preocupa que las cosas no salgan exactamente como queremos o que terminemos dedicando más tiempo a supervisar que si lo hiciéramos nosotros mismos. Pero aquí entra otro aprendizaje, si no delegas lo suficientemente temprano, y confías, nunca lo harás bien. Porque para delegar hay que entrenar a los demás, marcar prioridades y gestionar expectativas, y eso requiere tiempo, porque es un proceso, no un salto al vacío.
Y al contrario de lo que pueda parecer cuando empiezas a hacerlo, delegar no es un signo de debilidad sino de claridad. Significa que confías en otras personas para gestionar aspectos que no requieren tu atención directa y que te aseguras de dedicar tu tiempo a lo que realmente importa. Si intentas hacer todo, nunca harás bien lo realmente importante.
Como siempre, un par de conclusiones a modo resumen
Priorizar significa renunciar. No es solo eliminar lo innecesario, sino tomar decisiones difíciles sobre qué merece tu atención y qué no. Para hacerlo bien, no basta con decir no a las pequeñas distracciones sino que hay que tomar decisiones drásticas sobre en qué invertir el tiempo.
Y si al revisar lo que estás dejando fuera no sientes ninguna incomodidad, es probable que no estés priorizando lo suficiente, porque priorizar duele, pero es el precio de avanzar, ¿verdad?
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Nada más, por ahora, nos leemos en 15 días, y nos escuchamos ahora, en el nuevo episodio del podcast que tienes aquí abajo.
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Nuevo episodio en el podcast
Con Javier de Arcos, Engineering Manager en Celonis, para hablar de liderazgo, el paso de individual contributor a manager y los retos de gestionar equipos, comunicación, y productividad entre otros muchos temas.
El liderazgo como servicio. Cómo un buen manager se pone al servicio de su equipo y no al revés
El papel de la comunicación en los equipos
Feedback y vulnerabilidad
Cómo gestionar la transición de individual contributor a manager
El falso dilema entre productividad individual y liderazgo
Cómo evitar convertirte en un cuello de botella para tu equipo cuando pasas a una posición de management
El rol de los valores compartidos en la toma de decisiones
Cómo la confianza y la autonomía pueden generar equipos más fuertes que cualquier proceso o metodología
La importancia de reportar “hacia abajo”
Muchas gracias por tu tiempo, Javi, me encantó la conversación tan amena que tuvimos.
Te dejo el episodio aquí abajo y en este enlace.
Lo que he leído y escuchado estas semanas
Why it’s so hard to align our work with our values, and how we justify not trying
Garbage (sobre responsabilizarnos de nuestros resíduos)
Una frase
Birds born in a cage think flying is an illness. Alejandro Jodorowsky
La frase final es para enmarcar