La clave está en cómo nos comunicamos
La mayoría de los problemas en un proyecto no son técnicos, sino de comunicación. Si la información no fluye bien, las expectativas no se alinean y el trabajo se bloquea.
Bienvenido, bienvenida a Rodobo, un boletín quincenal que explora la relación entre el diseño de producto, la experimentación, analítica y las empresas.
Siempre he pensado que cuando un proyecto se atasca, la mayoría de veces el problema no es lo que parece. No es la tecnología que estas utilizando, no es la falta de recursos, no es la metodología, como tampoco los procesos, sino que en la mayoría de ocasiones son problemas de comunicación.
Y es que si tuviera que clasificar los problemas más comunes que me he encontrado en proyectos, diría que el 60% son problemas de comunicación, y que luego habría un 30% entre problemas técnicos y de equipo, dejando un 10% para aquellos que son totalmente inesperados.
Los problemas técnicos no son el verdadero problema
Siempre hay imprevistos, siempre hay integraciones que no funcionan como esperábamos, sistemas que no escalan, pero la mayoría de los problemas técnicos, si lo pensamos, no son realmente técnicos sino que son problemas relacionados con que alguien no se dio cuenta a tiempo de una limitación, no se comunicaron los requisitos necesarios o no se alinearon bien las expectativas.
Y no sólo eso sino que en sectores regulados, como la banca o la salud, a veces el “problema técnico” es una normativa que nadie leyó a tiempo. El diseño funciona, el desarrollo funciona, pero el producto no puede salir. ¿Es un problema técnico o un problema de comunicación?
Cuando la carga de trabajo no está bien distribuida
Últimamente no puedo dejar de pensar que los equipos son sistemas vivos, y que no siempre funcionan bien. A veces el problema es que hay alguien que, por más feedback que reciba, no encaja en su rol. Otras veces, el problema no es la persona, sino que no tiene tiempo suficiente para hacer su trabajo.
Pasa más de lo que pensamos. Una persona clave en un equipo está saturada, nadie más tiene contexto sobre su parte del proyecto, y de repente todo se ralentiza porque una sola persona no da abasto. ¿Es un problema de rendimiento? No lo creo, como tampoco de pensar más rápido, ni de documentar. Es un problema de distribución de la carga de trabajo y, otra vez, de comunicación.
Aquello que no puedes prever
Hay problemas que por más planificación que hagas, terminan pasando. No hay un proceso que funcione a la perfección y aunque queramos encontrarlo, no lo vamos a conseguir, porque no hay procesos perfectos sino procesos que nos ayudan a anticiparnos y a reducir incertidumbre.
Estos problemas inesperados son los que nadie puede prever. Problemas, por ejemplo, como el que recuerdo siempre que pienso cuando estuve trabajando en el rediseño de la nueva aplicación del Diario AS. Todo estaba listo, solo faltaba la aprobación de Apple para publicarla en la App Store. Y justo esa semana, Apple tuvo una caída en su sistema de aprobación de aplicaciones. Nadie podía haber previsto eso. Pero nosotros nos quedamos sin lo que habíamos previsto en impactos publicitarios (e ingresos) hasta que se solucionó el problema.
Son cosas que simplemente pasan. Y cuando pasan, no queda más remedio que adaptarse.
Pero la mayoría es por falta de comunicación
Si algo he aprendido es que, en la mayoría de los casos, los problemas de un proyecto empiezan con frases como:
“No sabía que tenía que hacer eso”
“No me enteré”
“Nadie me dijo”
“Pensé que teníamos más tiempo”
“No quedó claro quién lo hacía”
Y todas estas frases significan lo mismo, y es que alguien no recibió la información correcta en el momento adecuado. Y lo curioso es que pensamos que se soluciona con un alcance, un mensaje al equipo preguntando por si han visto la planificación cuando lo curioso es que casi todo lo que se hace en un proyecto tiene como propósito comunicar algo.
Desde los documentos de alcance hasta las reuniones de seguimiento. Todo lo que escribimos, presentamos o discutimos en una llamada debería estar ayudando a que el equipo tenga claro qué se está haciendo, por qué y para cuándo.
Lo que podemos hacer
A veces, lo más útil es parar y hacerse preguntas, volviendo a los básicos, a los fundamentos, porque no hay preguntas tontas, estúpidas sino que hay preguntas que nos hacemos y preguntas que por los motivos que sean, dejamos pasar por alto. Preguntas como:
¿Todos tienen claro el objetivo del proyecto?
¿Cada persona sabe qué se espera de ella?
¿Los hitos están claros? ¿Se han comunicado los riesgos reales?
¿Cada equipo sabe cómo le afectan sus cambios en el proyecto?
¿Los stakeholders saben cómo prepararse para lo que viene?
Si todas las respuestas son un sí, probablemente la comunicación esté funcionando bien. Si alguna respuesta es un “no lo sé”, hay algo que mejorar.
Repetir, repetir y repetir
Hace un tiempo leí en una publicación que Claire Hughes, antigua COO de Stripe, decía que uno de los mayores aprendizajes que se llevó de Stripe fue que “repetir lo obvio es crucial”. Y es cierto, porque aún recuerdo uno de mis mayores aprendizajes en Minimum, y de los que seguro Sandra Ramiro está de acuerdo, “repetir, repetir y repetir el mensaje hasta que cale”.
Porque lo que para ti es obvio, para alguien más es la primera vez que ve esa información o incluso puede que la haya visto y la haya olvidado. Y mientras tú, por tu capacidad, posición, ves el proyecto, estás en él, todos los días, otras personas entran en un momento determinado.
Por lo que si un mensaje es importante, repítelo. Hay que repetirlo. Si un cambio afecta, en muchos proyectos y lleva pasando un tiempo, hay que comunicarlo de diferente forma hasta que cale. Porque el mayor problema de comunicación no es lo que no se dice, sino asumir que todos ya lo saben.
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Nada más, por ahora, nos leemos en 15 días, y nos escuchamos ahora, en el nuevo episodio del podcast que tienes aquí abajo.
Gracias.
Nuevo episodio en el podcast
Con Eva Morell, periodista y curadora de contenido, con más de 11 años de experiencia en el equipo editorial y de producto de Flipboard y creadora de la newsletter El Club de la Cabaña.
Hablamos de contenido, señales, propósito, tendencias y muchos otros temas relacionados con la creación y curación editorial.
La curación como forma de aportar claridad en un entorno saturado de información
La importancia del contexto, la mirada propia y el valor de reinterpretar
Autenticidad frente a presión por adaptarse a lo que “funciona”
El propósito frente a los cambios de algoritmo y los riesgos de depender en exceso de las reglas de cada plataforma
Identificar señales débiles y convertirlas en oportunidades
La tensión entre velocidad y profundidad en la creación de contenido
Constancia creativa y lo que implica sostener una voz propia en el tiempo
Inspiración vs apropiación: cómo curar respetando la autoría y aportando una mirada única
Muchas gracias por tu tiempo, Eva. Fue un placer.
Te dejo el episodio aquí abajo y en este enlace.
Lo que he leído y escuchado estas semanas
Una frase
Technology is a useful servant but a dangerous master. Christian Lous Lange
Muy de acuerdo en la importancia de repetir el mensaje hasta la saciedad. Y en un entorno de trabajo multicultural, todavía más. Gran post.