La importancia de escribir trabajando en remoto
La importancia de escribir trabajando en remoto
Aprendizajes de dos años de trabajo en remoto.
Bienvenido, bienvenida a Rodobo, un boletín quincenal que explora la relación entre el diseño de producto, la experimentación, los datos y las empresas.
Hoy te escribo haciendo balance. Son dos años trabajando en remoto desde que en marzo de 2020 nos confinaban en España debido a las restricciones provocadas por la pandemia del COVID-19.
A pesar de echar en falta, en ciertos momentos, la vida de oficina, los recuerdos y las amistades que se producen en ella, estoy muy contento y feliz de estar en casa, trabajando como siempre había querido, disfrutando la movilidad geográfica para pasar tiempo con mi familia y aprovechando el tiempo libre después de ahorrarme, aproximadamente, dos horas de transporte al día.
Trabajar en remoto no ha sido fácil, especialmente en el trabajo en equipo, la organización y sobre todo, la comunicación. Esta edición va dedicada a la comunicación en remoto y, más en concreto, a escribir.
Pero antes, una charla con Emi León, Remote Work Ambassador & Head of Talent de Celerative, donde trabaja para encontrar talento en desarrollo y datos.
Conversaciones
Sobre trabajo en remoto,
Qué buen tema para esta edición.
Emi me atiende desde Buenos Aires, donde pasa unos meses antes de iniciar una vida de nómada digital.
Quería hablar con él porque seguía sus publicaciones en LinkedIn sobre trabajo en remoto, sus beneficios, cómo organizarte, destinos a los que puedes acudir para trabajar en remoto (en Estados Unidos y America Latina) y muchos más temas.
Lo mejor, es que en la charla hemos hablado de todo ello y de más cosas relacionadas con pasado, presente y futuro del remoto.
Te dejo el episodio aquí abajo y en este enlace.
Gracias por todo, Emi.
Nota: Hacer un podcast y el contenido de este boletín requiere de mucho tiempo. Lo hago para aprender y compartir lo que aprendo.
Si te parece interesante y quieres apoyarme de alguna forma, lo mejor que puedes hacer es compartirlo. También puedes invitarme a un café y que charlemos.
Por qué es importante escribir trabajando en remoto
En el trabajo remoto, nos comunicamos principalmente a través de lo que escribimos. Enviamos mensajes, documentamos, invitamos a reuniones con una descripción escrita con el propósito de la misma. Nos pasamos escribiendo gran parte de nuestro tiempo (o así debería ser).
Escribir para documentar es importante. Lo que te diferencia de muchas empresas es el método, y si no está escrito, no sirve de nada porque otras personas no podrán adaptarse a ello.
Por mi parte, llevo trabajando en remoto desde que en marzo de 2020 estábamos confinados en nuestras casas a causa de la pandemia. Lo he hecho con un equipo deslocalizado y cambiando de ciudad varias veces en este tiempo.
Y esto es lo que he aprendido en estos 2 años de trabajo en remoto acerca de por qué es importante escribir trabajando en remoto.
Escribir ahorra tiempo
He preguntado en muchas empresas sobre qué importancia le dan a documentar procesos, reuniones, mejores prácticas, y te sorprendería como, en la mayoría de ellas, la frase más repetida ha sido: “es nuestra asignatura pendiente”.
Pensemos en este ejemplo artificial: tienes un equipo distribuido por proyectos con diferentes responsabilidades. Les llamaremos persona A, persona B y persona C.
Tanto persona B como persona C no pudieron asistir a una reunión muy importante por incompatibilidades de agenda (ya trataré esto en otro momento al igual que la organización de cómo documentar y que la herramienta que utilices no sea una jungla). Nadie redactó un resumen de las decisiones tomadas en la reunión, por lo que la persona B acuerda con persona A programar una reunión para ponerse al día con ella y la persona C.
Se necesitan 30 minutos de mensajear en ida y vuelta, ya sea en la plataforma que sea, para encontrar un hueco disponible a todos. La reunión después de la reunión está prevista para 30 minutos pero termina siendo de una hora.
Como explica Basecamp esta reunión termina costando tres horas.
“Cinco personas en una habitación durante una hora no es una reunión de una hora, es una reunión de cinco horas”.
Que el organizador tome notas es importante ya que, en principio, nos habríamos ahorrado estas tres horas muy necesarias.
Escribir hace que las reuniones sean el último recurso
En un contexto en remoto, no puedes reunir a tu equipo para resolver un problema como se podría hacer en una oficina. Quedas para tomar un café y discutes en el momento.
En remoto, enviar un mensaje para actualizar sobre una tarea al resto del equipo o realizar una solicitud no necesita de una reunión. Si enmarcas el problema con un mensaje de Slack o un documento en la plataforma que quieras, tu equipo puede contestar en su propio tiempo. No interrumpes todo mientras que avanzas en la discusión.
“¿Qué pasa si el problema es importante y no se puede resolver de forma asíncrona?”
Mi respuesta a esto es seguir de forma predeterminada una discusión asincrónica porque la discusión asincrónica deja en claro cuándo necesitas una reunión.
Seguro que puede haber quien no esté de acuerdo con esta afirmación pero cuando un hilo en Slack tiene más de 100 mensajes y nadie toma una decisión, igual es una señal de que esa discusión en asíncrono necesita de una reunión.
Comunicación asíncrona y reuniones como último recurso. Asíncrono la mayor parte del tiempo.
Escribir elimina el sesgo extrovertido
Como persona introvertida que soy en algunas reuniones en persona me costaba tener mi propia voz. El trabajo en remoto les da a los introvertidos un espacio en el que desarrollarse al igual que los extrovertidos.
Me explico, las reuniones siempre terminan favoreciendo a aquellas personas que piensan en voz alta y no necesitan de tiempo propio para pensar las cosas. Es injusto, pero es la realidad. Y más en entornos y reuniones con un considerable número de personas.
La buena noticia, en especial para mí, es que el trabajo remoto ha creado ese espacio para contribuir y al mismo tiempo dar seguridad. Ahora pienso en algunas situaciones antes del remoto y no me reconozco. La discusión escrita les da a las personas introvertidas como yo el tiempo para reflexionar sobre un tema y pensar en lo que quieren decir.
Escribir invita a otras perspectivas
El mejor punto, con el que más he aprendido. Escribir obliga a las personas a pensar con claridad lo que quieren expresar. Estoy seguro de que te suena esta pregunta a la que yo me he enfrentado muchas veces. “¿Qué es lo que realmente quiero decir?”.
Mientras que escribir obliga a las personas a pensar con claridad, escribir también obliga a los equipos a pensar con claridad. En mi experiencia, tener algo escrito con claridad facilita que la gente colabore. Esto se debe a que, naturalmente, las personas disfrutan pensando argumentos, agregando puntos o mencionando cualquier tema que no se tuvo en cuenta.
A mí personalmente me ha resultado muy útil escribir. Ahora mientras escribo esto estoy reflexionando sobre ello y te invito a que tú también lo hagas.
Ahí es donde surge la creatividad. Piénsalo. Si una persona pone sus pensamientos juntos y los comparte con el equipo, esto ayuda a que el resto junte sus propias ideas y pensamientos. Al final se trata de visualizar la amplitud total de un problema.
Dicho esto, durante estos dos años he escrito mucho y creo tener algunos métodos que me han ayudado.
Cómo he “aprendido” a escribir mejor
Sé directo, no des rodeos: cuando envías una presentación, un documento o un mensaje extenso, lo que importa es un resumen y una pregunta para hacer que la otra persona ya piense en ello mientras obtiene contexto.
Pide a otra persona sin contexto que lea lo que has escrito: cualquiera que no tenga contexto sobre lo que estás trabajando y lea lo que escribes debería entender de inmediato lo que estás intentando transmitir.
Menos comas, más puntos: me encantan las ideas complejas. Pero las ideas complejas siempre se transforman en frases largas, incoherentes y detalladas, con muchas comas (y muchos paréntesis). Si quieres profundizar más en esto, lee “Make Every Word Count” de Gary Provost.
Usa la voz activa en lugar de la pasiva: “nuestro equipo de diseño prefiere la opción de Figma > La opción de Figma es la preferida por nuestro equipo de diseño”. La voz pasiva no te da control.
Di lo que vas a decir: esto último lo aprendí de las presentaciones en las que varias personas desconectan. A mí me ha funcionado seguir un esquema. 1) Dí lo que vas a decir, 2) Dilo, 3) Dí lo que acabas de decir a modo resumen, 4) Dí lo que vienen a continuación. Sí, estoy pensando en una reunión, pero llévate el ejemplo a un texto, por pasos:
“Os comparto tres opciones para avanzar y me gustaría saber qué opináis y por qué”
“Estas son las tres opciones”
“Las tres opciones son 1, 2 y 3”
“Debido a que hemos seleccionado la opción B, estos son los próximos pasos a seguir”
En resumen
Escribir hace que el trabajo en remoto sea mejor. Ahorra tiempo, reduce las reuniones, elimina el sesgo extrovertido (gracias) e invita a otras perspectivas.
No es necesario escribir artículos, libros o trilogías como El Señor de los Anillos para escribir mejor. Lo que hay que hacer es que cada mensaje sea un vehículo a mejorar.
Un par de recursos
Un par de artículos referencia para escribir esta edición:
El estudio de trabajo en remoto de Olga de Andrés y su newsletter
Cómo facilitar la colaboración si tu equipo trabaja en remoto
Una frase
Nos alejamos de nuestro objetivo no por obstáculos sino por un camino claro hacia una meta menor. – Robert Brault
Sobre este boletín
La tasa de apertura de la anterior edición “#45. Aprende de forma rápida, segura y económica” estuvo en 55%. El promedio en la anterior plataforma era del 65%.
Por otro lado, tengo un 35% más de visualizaciones que personas suscritas. Quizá es por eso por lo que los 2 días posteriores a su envío creciese en 6 suscripciones. Gracias.
Si te ha gustado, lo mejor que puedes hacer es compartir.
Nos leemos en dos semanas,
Juan