Formas de planificar y estimar
Formas de planificar y estimar
Hace unos meses reflexionaba sobre el tiempo como medida para planificar y estimar el esfuerzo.
Bienvenido, bienvenida a Rodobo, un boletín quincenal que explora la relación entre el diseño de producto, la experimentación, analítica y las empresas.
Hola, ¿cómo estás?
Aquí Juan Rodriguez Talavera una edición más.
Aunque no soy una persona que, en proyectos personales como este, valore las métricas, me hace especial ilusión que hayáis superado la barrera de las 1.000 personas suscritas. Nunca imaginé llegar a esta cifra con un boletín quincenal y aunque como he citado, no soy de fijarme en los números, es una motivación y me anima a seguir escribiendo.
Tanto si estás aquí desde el principio como si te has unido recientemente, gracias por sumar. Si el contenido te parece de interés, lo mejor que puedes hacer es compartirlo.
Si quieres patrocinar Rodobo, escríbeme a este correo y hablamos. Y como siempre, tienes la publicación anterior, “Trabajar con la puerta del garaje abierta”, en este enlace.
Esta edición tenía que haber sido publicada ayer martes 1 de noviembre, pero como era festivo, decidí publicarla hoy, miércoles 2 de noviembre.
Conversaciones
Sobre analítica digital, con Laura Sánchez Ruiz, Senior Digital Analyst.
Laura y yo fuimos compañeros de máster en Kschool. Estudiamos analítica digital en un momento en el que ella quería cambiar de sector y yo no tenía muy claro si esto de la analítica sería lo mío.
Afortunadamente, se podría decir que a ambos nos ha ido muy bien y que nos apasiona lo que hacemos: aportar valor mediante el análisis de datos.
Muchas gracias, Laura, por tu tiempo y por tu paciencia. Entre otros temas hablamos de:
Cómo definimos lo que es la analítica digital
Cómo trabaja un analista, cómo es el día a día
Cómo transformamos datos en una historia y cómo de importante es
Dónde está el límite del analista
Cómo de importante es comprender quién utiliza los datos y para qué los necesita
La importancia de tendencias sobre valores absolutos
Para nosotros, que trabajamos en entornos centrados en el dato, cuál es nuestra opinión sobre la intuición
Te dejo el episodio aquí abajo, y como siempre, en este enlace.
El tiempo para planificar y estimar un esfuerzo
El génesis de esta edición surgió hace unos meses, cuando reflexionaba sobre el tiempo como medida para planificar y estimar el esfuerzo. Me pregunté por las razones por las cuales, por defecto, pensamos en el tiempo para estimar.
Como mencionaba en Twitter, el tiempo es la forma principal en que planificamos y estimamos el esfuerzo. Es la forma de determinar el trabajo que nos llevará hacer una tarea, es la forma en la que tenemos de establecer un precio por hora y mediante la cual poder determinar lo que cobraremos por ese trabajo. También es un indicador para saber cuando debemos escalar en equipo, y la forma en la que sabemos cuándo hemos hecho una tarea concreta.
Como decía en Twitter, todo el mundo sabe qué hora es, es legible y universalmente entendido. Y es por eso por lo que pensamos en el tiempo. Soy consciente de que el tiempo es una medida universal que todo el mundo conoce y que es sencillo poder estimar de esta forma el esfuerzo de una tarea. Pero no puedo evitar pensar que el tiempo nos detiene a veces.
A raíz de ese tuit me pregunté por formas menos legibles, pero intuitivas de planificar y estimar el esfuerzo. Aquí me gustaría que explorásemos tres: atención, hitos y energía. Pero antes, quiero explicar cómo he llegado a ellas.
El tiempo no es la única manera de planificar y estimar
La forma de planificar lo que escribo y las conversaciones que tengo en el podcast es utilizar los trayectos cuando viajo a ver a la familia. Son momentos en los que pienso, anoto ideas que escucho y que leo en artículos que me guardo aleatoriamente durante la semana mientras trabajo.
Una vez de vuelta en Madrid es cuando clasifico, ordeno y priorizo todas estas ideas. Algunas estarán basadas en un momento actual de mi trabajo, otras representarán mi forma de pensar y ver las relaciones entre personas, y por último, las hay sobre temáticas de las que quiero aprender.
Como es obvio, unas ideas son más complicadas que otras. Las hay que requieren mucha documentación, contraste de información, etc. Es a lo que llamo energía. Otras son más sencillas, no requieren documentación y contraste de información sino atención, entendida ésta como aquellas preocupaciones que están en tu espacio mental y a las cuales necesitas dar prioridad.
En todas ellas sé, por experiencia, cuando el tema es interesante, cuando están preparadas para su publicación y cuando necesito rehacer algunos bloques. Es a lo que llamo hitos.
Vayamos por cada una de estas formas. Recuerda: atención, hitos y energía.
Atención
Con atención me refiero a estimar en función de cuánto podemos atender a la vez.
No sé si lo he mencionado en alguna ocasión pero actualmente vivo en un barrio muy tranquilo, en una zona en la que no hay tráfico de coches alrededor de mi edificio. Eso ha hecho que valore el silencio absoluto, pero también que no sea capaz de concentrarme si no estoy en ese absoluto silencio. Por ejemplo, no puedo escribir esto y al mismo tiempo estar haciendo comida o con la lavadora en marcha. Necesito atención.
Veamos este último ejemplo con dos equipos. Ambos trabajan en la misma aplicación y tienen el objetivo de desarrollar las mismas siete funcionalidades antes de fin de año. El primer equipo no trabaja en más de dos funcionalidades en una semana determinada, mientras que el segundo equipo trabaja en las siete a la vez.
¿Qué equipo tendrá las siete funcionalidades antes de la fecha límite? Mi apuesta es por el primer equipo. ¿Por qué? Porque el primer equipo limita el trabajo que está realizando, mientras que el segundo equipo está constantemente atendiendo muchas solicitudes.
¿Cómo estimamos el esfuerzo en función de la atención? Cuando nuestra atención se concentra en muchos esfuerzos, aumentamos nuestras estimaciones.
Por ejemplo, si nuestro equipo está trabajando en varios proyectos, dado que estamos trabajando en más de un proyecto a la vez, y si es algo completamente nuevo a nuestra forma de trabajar en el pasado, calcularemos que necesitaremos de unas semanas adicionales para completar estos proyectos. Y nota cómo la atención lleva al tiempo, y éste último ya no es la forma principal sino secundaria de estimar.
¿Y cómo disminuimos la cantidad de tiempo que lleva completar este proyecto? Pensemos en cómo nos movemos más rápido y hacemos más. Esto es limitando el trabajo que tenemos en curso. El número exacto no importa, la restricción que creas es lo que más importa. Y es a eso a lo que llamo atención.
Hitos
Uno de mis juegos preferidos es el Crash Bandicoot. Uno de los hitos que hay en el juego es cuando consigues gemas. Las gemas se necesitan para desbloquear plataformas y terminar el juego al 100%. Son los hitos del juego.
Uno de los artículos que me leí a conciencia durante uno de los viajes que comentaba al inicio del artículo es el de The Consultant Out of Time de Tom Critchlow. Tom escribe sobre la distinción del tiempo de Chronos y Kairos.
El tiempo del reloj es lo que los griegos llamaban Chronos. Tiempo fijo, medible y predecible. Vivir en el tiempo del reloj es medir el tiempo en unidades fijas. Los empleados dentro de las organizaciones operan en el tiempo del reloj.
El tiempo narrativo es lo que los griegos llamaban Kairos. El tiempo se mueve cuando pasa algo. Vivir en el tiempo narrativo es medir el tiempo en eventos. Y estos eventos son hitos.
Si hay un punto de unión en todos y cada uno de los proyectos en los que trabajamos es que cada proyecto tiene una serie de hitos a los que queremos llegar.
Chronos y Kairos me ayudan a comprender por qué estimar el esfuerzo en tiempo no es lo más óptimo. Por ejemplo, una forma Kairos de medir el esfuerzo podría significar estimar en función de los eventos a los que pretendemos llegar. El proyecto es la narrativa, cada capítulo es un hito. Mediante la narrativa y los hitos escribimos la historia del proyecto.
Continuando con más ejemplos, en alguna otra ocasión he citado que no soy partidario de compartir un diagrama de Gannt cerrado, porque es imposible tener total certidumbre de lo que vendrá a medida que vayamos consiguiendo un mayor entendimiento.
Es como el programa “Love it or List it” que ponen en Divinity. Me encantan los programas de reformas de casas, siempre que están en la reforma hay problemas que no habían contemplado y que modifican el plan establecido de lo que se puede y no se puede hacer. Sé que puede no ser el ejemplo perfecto, pero lo que quiero expresar es que si no tenemos todo el contexto, ¿por qué hacer un plan totalmente cerrado en función del tiempo? ¿No tendría más sentido establecer unos mínimos y ser flexibles con los descubrimientos que obtengamos?
Estoy pensando en planificar primero cronogramas para ayudar al cliente a comprender qué hitos queremos lograr, en lugar de seguir tareas en fechas específicas.
Por ejemplo, en un proceso de experimentación:
Hito 1: informe de estado previo del negocio del cliente (3 semanas)
Hito 2: sesión e ideación de los primeros cuatro experimentos priorizados (2 semanas)
Hito 3: experimento de prueba (1 semana en paralelo al Hito 2)
Hito 4: dos experimentos en producción (2 semanas desde el Hito 2)
Hito 5: segunda planificación de experimentos (2 semanas desde el hito 4)
Como ves, el hito se comparte antes del período de tiempo. Evitemos siempre compartir el tiempo antes del hito porque lo importante es el desarrollo de lo que queremos conseguir. Esto establece fácilmente la expectativa de que, para una semana determinada, debemos tener una nueva planificación de experimentos. El objetivo es pasar a pensar en hitos en lugar de plazos.
Todo depende de la perspectiva, incluso así, aún hablando de tiempo, destacamos los hitos:
“Entender los desafíos del proyecto nos llevará alrededor de 3 semanas según nuestra experiencia. Veremos si necesitamos más tiempo según avancemos en estas semanas. Lo más importante es que alcancemos nuestro hito de comprender primero los desafíos del proyecto. Esto nos llevará a dar con experimentos que muevan la aguja en el segundo hito”.
Y esta es la forma en la que pienso en los hitos como una medida complementaria de interés, a tiempo y experiencia, para planificar y estimar el esfuerzo.
Energía
La energía es menos cuantificable, pero vamos a intentarlo porque es una de las formas en las que creo que podríamos, no solamente planificar, sino organizarnos, ya que quizás no podamos usarla como única medida de estimación.
Dicho esto, ¿cómo sería estimar el esfuerzo en base a nuestra energía?
Seguro que hay momentos en los que tienes más energía. Yo personalmente tengo más energía a medio día, desde las 12:00 hasta las 16:00 horas, por lo que intento planificar las tareas más creativas, documentar, definir estrategias y trabajar en equipo con otras personas, dejando el resto de la jornada para tareas de seguimiento que requieran una menor carga de pensamiento.
Otras personas tienen más energía durante las tardes, e incluso por las noches, por lo que hacen su trabajo creativo en ese momento del día.
Por poner ejemplos más concretos. Por un lado, las tiendas tienen previsión de ventas más altas a final de año. Es temporada de navidad y vacaciones. Por otro lado, las consultoras tienen su mayor carga de trabajo en dos periodos, enero, al comienzo del año, y septiembre, por la vuelta a la rutina, y por agotar presupuestos antes de que finalice el año. Las grandes organizaciones tienen un Plan Anual y los presupuestos se asignan antes de fin de año para ejecutar el plan. Esta es la energía que se mueve en las empresas de servicios al cliente.
Usamos nuestra energía para movernos y trabajar en objetivos. Sin embargo, rara vez consideramos la energía al planificar y estimar el esfuerzo. Tal vez supongamos que podemos hacer más durante las temporadas de alta energía y menos durante las temporadas de baja energía. Y esto me plantea algunas preguntas.
¿Qué pasaría si creamos conciencia sobre dónde está la energía de la organización? Quiero decir, el agotamiento es real para muchos de nosotros en períodos determinados. Personalmente, el momento después del verano es el más complicado para mi carga mental de trabajo.
¿Qué pasa si nos enfocamos en esfuerzos que nos dan energía y “aislamos” aquellos que nos agotan?
¿Cuál es nuestra “energía renovable” que puede impulsar a nuestra organización para hacer nuestro mejor trabajo?
No recuerdo dónde lo leí pero me llamó la atención la definición de que una buena gestión de producto es básicamente una gestión de chakras. Creo que tiene mucho sentido porque las buenas relaciones me dan energía y tal vez aquí haya un punto importante para las organizaciones a la hora de trabajar esta energía.
Conclusiones
Soy consciente de que los hitos, la atención y la energía no son soluciones tangibles sobre las que podamos actuar para mejorar la forma en la que planificamos y estimamos, y que detrás de cada una de ellas tiene que existir una comunicación transparente y bidireccional sobre la que sustentar confianza. Pero son lentes diferentes que nos sirven, y que podemos usar, para descubrir soluciones tangibles. ¿Y no es algo bueno ver el mundo desde otra perspectiva y aprender del proceso?
Lo que he leído estas semanas
Estructura de equipo basada en roles
En anteriores ediciones compartí otros artículos de Clay Parker Jones. Nunca está de más repetir. En esta ocasión, Clay escribe sobre la estructura de equipos. Cuando lo basas en roles, delimitando dependencias y fronteras, proporcionas durabilidad, flexibilidad y claridad a las relaciones de equipo. Además de, como expresa en el artículo, repartir el trabajo de una forma más equitativa y sensata.
Preguntadores contra adivinadores
Gran lectura sobre por qué debes preguntar.
La jerarquía no es el problema. Es la dinámica de poder
Tenía este artículo guardado desde hace mucho tiempo. Lo leí por primera vez cuando buscaba información sobre por qué en algunas compañías existe lo que se llama “juego de poderes”. Recientemente lo volví a leer y creo que tendré que hacerlo cada cierto tiempo para entender, tanto por qué algunas personas se comportan de una forma determinada, como para ver que los patrones y las prácticas de las que soy defensor, se sumen al artículo.
Las respuestas a este tuit de Pablo Albizu de 540deg.
Una frase
Ser artista no va con componer música, pintar o escribir libros sino que es sólo una forma de vivir. Tiene que ver con prestar atención, recordar, filtrar lo que ves y responder, participar con la vida. – Viggo Mortensen
Construyendo en público
Los números de Rodobo son a fecha del jueves 27 de octubre a las 19:20 horas:
Suscripciones: 1.016 personas.
Tasa de apertura de la edición anterior: 53%
Visualizaciones de la edición anterior: 1.064 visualizaciones.
Si te gusta mi contenido, lo mejor que puedes hacer es compartirlo. También he habilitado una página en Ko-fi para que puedas invitarme a un café.
La foto de portada la hice en marzo/abril de 2022 durante la parada que hace el autobús Madrid - Granada.
Si te gustan mis fotos en analógico, comparto más en Instagram con el tipo de cámara y carrete que he usado.
Nada más, por ahora, nos leemos en 15 días.
Gracias.