Se directo, ve al grano
Es la mejor manera de ser respetuoso con el tiempo de la otra persona.
Bienvenido, bienvenida a Rodobo, un boletín quincenal que explora la relación entre el diseño de producto, la experimentación, los datos y las empresas.
Como verás, en esta edición mantenemos el mismo esquema que la anterior, primero el texto, luego el podcast y, por último, las referencias. Vamos al lío.
Si me has leído desde hace un tiempo sabrás que siempre me he referido al principal problema de cualquier equipo como problemas de comunicación y toma de decisiones. En esta edición quiero desarrollar algunas de las ideas que he puesto en práctica.
El tema central gira en torno a ir directo al grano.
“Ir al grano” se utiliza como sinónimo de explicar algo sin rodeos, siendo lo más conciso posible en la explicación. El origen lo encontramos en la trilla, que es la acción de separar el grano de la paja o dicho de otra forma, sacar la semilla del tallo y de la caña en la que crece.
Es una expresión que puede sonar un tanto brusca, especialmente en llamadas de equipo que se hacen interminables y en las que no se llega a ninguna conclusión, pero es realmente importante en entornos en los que las personas con las que trabajas están la mayor parte del tiempo ocupadas. Lo que se suele dar prácticamente siempre, ya sabes.
Y es que en un mundo repleto de distracciones y de continuos cambios de contexto, ser capaz de explicar a las demás personas lo que necesitas, cuáles son los próximos pasos y tus preferencias, es una habilidad que mejora muchísimo tus interacciones.
Profundicemos un poco más sobre estos tres bloques.
Deja claro lo que necesitas desde el principio
Comenta los próximos pasos, lo que esperas
Si ya tienes una opinión, solución, empieza con ello, dila
Deja claro desde el principio lo que quieres
Lo primero que hay que tener en cuenta al interactuar con otras personas es dejar claro lo que necesitas de esa persona. Aunque pueda parecer obvio, es sorprendente lo malos que somos en esto.
Idealmente, en los primeros segundos de una interacción, ya sea escrita o verbal, la otra persona ya debería saber lo que quieres, o al menos tener una idea. Yo para ello, suelo utilizar últimamente el uso de preguntas. Ejemplos como:
He realizado cambios en los contenidos desde dos enfoques y no estoy seguro de cuál elegir, ¿puedes darme tu opinión al respecto?
¿Puedes revisar este flujo? He dejado una idea principal, y aunque sigo trabajando en ello, quiero asegurarme de que no haya efectos colaterales o riesgos que no haya visto.
Estoy bloqueado porque no encuentro referencias para este cliente, ¿me puedes ayudar a buscar algunas que encajen en sus preferencias?
Puedes ver estos mensajes, entender de qué se trata y lo que la otra persona necesita. No estás diciendo “¿te parece si nos ponemos una llamada y repasamos juntos este flujo?”. Que si, está bien, pero la otra persona no sabe exactamente lo que necesitas y puede pensar “estar una hora repasando un flujo, vale. Pero, ¿cuál es el objetivo, qué se necesita de mí?”.
Personalmente, me pasa muy a menudo todavía, cuando hablamos con personas ocupadas, hacemos nuestros mensajes cada vez más largos, formales y difíciles de analizar. De ahí que al principio haya dicho que es algo en lo que he estado trabajando últimamente. Sintetizar sin perder contexto. Qué complicado, ¿verdad?
Y no sé si este comportamiento ocurre porque algunas personas sienten que necesitan justificar antes de preguntar, porque les preocupa parecer demasiado directas, o ambas cosas, pero esto resulta en mensajes que son demasiado largos y difíciles de entender y de leer, provocando lo contrario a la intención original. Y esto lleva a que la persona que está al otro lado, si está ocupada, es probable que no lo lea de inmediato. Incluso puede que ni lo lea.
Y aquí está el tema principal de este apartado. Tú y la otra persona estáis trabajando juntas. Es posible que no estéis en el mismo equipo pero estáis en la misma empresa, por los mismos objetivos, por lo que no necesitas convencer a nadie. Tampoco estoy diciendo que no sea necesario algo de contexto, por que sí, pero eso es otro tema que daría para otra edición.
Lo mismo pasa con las reuniones grupales. Por ejemplo, si vas a revisar el arranque de un nuevo proyecto, no es necesario contar la historia de la empresa, el equipo y lo que han estado haciendo en los últimos cinco años sino aportar contexto de por qué estamos reunidos, cuál es el objetivo del proyecto, repasar las cláusulas, fechas relevantes, etc.
Es decir, empieza por la parte que necesita ser revisada por todo el equipo, la información que afecta al proyecto, y ve retrocediendo si se necesita más detalle.
Haz evidentes los próximos pasos
Ser claro no siempre es suficiente, también hay que dejar claro exactamente lo que quieres que la otra persona haga.
¿Qué es lo que quieres, una respuesta de sí o no, una opinión? ¿Necesitas que alguien dedique tiempo a leer un documento más largo y luego dé su recomendación sobre lo que debe hacerse?
Si puedes enmarcar lo que necesitas de la otra persona desde el principio, esa persona estará mejor preparada para pensar en cómo gestionar su tiempo y organizar sus tareas.
Por ejemplo, si es simplemente una revisión puede que tal vez le den un vistazo cuando tengan un descanso. Si esa persona sabe que es una tarea grande, es posible que pueda reservar un tiempo para concentrarse en esa tarea con mayor antelación.
Es decir, si la otra persona sabe exactamente lo que estás buscando, es más probable que lo priorice y tome medidas. Le estás facilitando mucho las cosas.
Si ya tienes una opinión, dila
Hay ocasiones en las que las personas nos comunicamos para buscar tanto opiniones como aprobación de aquello en lo que estamos trabajando.
Son esos mensajes en los que no se da nada de contexto, ni se presenta la preferencia, solamente se le pide a la persona que recibe el mensaje que elija por ti lo que es más adecuado, cuando tú ya tienes una opinión.
Y es que hay veces en las que las personas nos comunicamos de forma opuesta. Es decir, dónde ya tenemos una recomendación en nuestra cabeza, pero hacemos que la otra persona lea nuestros razonamientos para ver si llega a la misma conclusión. Buscamos aprobación, porque a todos nos gusta tener razón.
Pero esto es una pérdida de tiempo y en algunos casos de energía para la otra persona. Es decir, si ya has pensado en un problema durante mucho tiempo y has llegado a una conclusión, entonces dila. Esto hace que la otra persona pueda hacerte preguntas, usar mucho mejor el tiempo disponible y, como se suele decir, podar su árbol de decisiones.
A veces es posible que te preocupe porque podrías tener miedo de equivocarte, pero al final, no pasa nada, es tu recomendación. Y si estás convencido, seguro que puedes argumentar por qué.
He estado en muchas reuniones en las que cuando llegamos al final todo se apresura, la reunión se extiende y no se decide nada. Por eso, este enfoque, empezando desde el principio explicando cuál es tu recomendación, me parece muy interesante en llamadas complejas. Así conseguimos lo que necesitamos, como equipo, de forma rápida y fácil.
Haz que otras personas sepan exactamente lo que quieres y ve directo al grano. Es la mejor manera de ser respetuoso con el tiempo de la otra persona. Decir lo que necesitas, hacer evidentes los próximos pasos y en caso de tener una opinión formada, decirla desde el principio.
Nuevo episodio en el podcast
Con Melina Jajamovich, facilitadora y coach.
Llevaba un tiempo leyendo las publicaciones de Melina en LinkedIn sobre liderazgo, gestión, empoderamiento, comunicación, y son en su mayoría reflexiones que comparto y que me ayudan a plantearme más preguntas.
Hablamos de:
Cómo podemos crear una cultura de innovación dentro de una organización
El miedo al cambio y la comodidad que sentimos en la zona de confort
Práctica constante, la mentalidad y la disposición para aprender de los errores
Usar el fallo para avanzar
Gestión de expectativas
El papel de los líderes en establecer el tono y el ejemplo en lo que respecta a comunicación y resolución de conflictos
Por qué deberíamos mostrarnos vulnerables
Muchas gracias por tu tiempo, Melina.
Dejo la conversación en este enlace y aquí abajo.
Lo que he leído estas semanas
Everything You Always Wanted to Know about Product Management
Recomendación de Dídac Pérez: Ex-Google officer finally speaks out on the dangers of AI!
Construyendo en público
Suscripciones: 2.240 personas. Muchísimas gracias.
Tasa de apertura de la edición anterior: 49%
Clics en enlaces: 12% de los usuarios que abrieron el email hicieron clic en un enlace.
Visualizaciones de la edición anterior: 1.930 visualizaciones.
Si te gusta mi contenido, lo mejor que puedes hacer es compartirlo. También he habilitado una página en Ko-fi para que puedas invitarme a un café.
Nada más, por ahora, nos leemos en 15 días.
Gracias.
Gracias.
Muy buena edición!