La Ley de Parkinson: plazos, tiempo y comunicación
En aquel entonces me preocupaba que las tareas aparentemente más sencillas se complicasen en exceso.
Bienvenido, bienvenida a Rodobo, un boletín quincenal que explora la relación entre el diseño de producto, la experimentación, analítica y las empresas.
Tienes el podcast que acompaña a esta edición después del artículo. En esta ocasión con Alex Casals, CEO de Taclia para hablar de product-led growth y de cómo usan el producto como vehículo principal para adquirir, activar y retener clientes.
La Ley de Parkinson
Descubrí la Ley de Parkinson leyendo sobre priorización y gestión del tiempo. En aquel entonces me preocupaba que las tareas aparentemente más sencillas se complicasen en exceso.
Fue uno de los temas de conversación que más saqué hace unos meses en el podcast, incluso recuerdo que lo hablé mucho con Iñaki Tajes.
En esencia la Ley de Parkinson dice que "el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización". Y aunque parezca contradictorio, te darás cuenta de que, con la práctica y la experiencia, hay mucho de cierto en esto.
Los proyectos sin plazos establecidos, incluso si son autoimpuestos, tardarán mucho más de lo necesario y pueden sufrir de acumulación de tareas y aumento del alcance.
Por ejemplo, en agencias de servicios no se perciben los canales propios como herramientas para captar clientes y cuesta mucho establecer plazos que desafíen lo que se está haciendo con ellos. A veces es un tema de recursos, otras de priorización. También están las empresas de SaaS que dedican parte de su equipo al desarrollo del mismo y abandonan la web como canal principal de marketing.
Al final, en mi experiencia, se trata de manipular el triángulo que se forma entre el alcance, los recursos y el tiempo, las tres restricciones clave de un proyecto.
El alcance entendido como el trabajo que se necesita hacer
El recurso como las personas y herramientas disponibles para ese trabajo
Y el tiempo, el tan ansiado estresor con el que comienza la Ley de Parkinson
El caso es que volvía a escuchar la conversación que tuve con Iñaki y llegaba a la conclusión de que no puedes cambiar uno sin afectar a los demás. Por ejemplo, si quieres hacer más, es decir ampliar el alcance, necesitarás más recursos o más tiempo. Es la regla del "elige dos" en el bueno, rápido y barato. Puedes tenerlo bueno, rápido o barato, pero no puedes tener las tres cosas.
A veces es un tema de priorización porque, sin limitaciones de tiempo estrictas, el alcance del proyecto se expande por la propia naturaleza humana. Forma parte de ella. Sin fecha límite, no hay urgencia, no hay presión, por lo que hay tareas que simplemente se despriorizan.
Los plazos funcionan, tanto como establecer un alcance. Lo entendí cuando, en casa, miraba la ropa en el tendedero antes de recogerla. Para mí no es lo mismo saber que voy a pasar dos semanas seguidas en Madrid, que tener en mente que durante dos semanas, los sábados y domingos estaré viajando para estar con la familia. Tengo unos plazos, y también un tiempo.
Ahora bien, el contraargumento habitual a los plazos es que los "falsos plazos", aquellos que no son realistas, por alcance, nos llevan a un trabajo de mala calidad y sí, claro, a veces hay algo de verdad en eso. No es lo mismo diseñar un producto en un mes que hacerlo en una semana. Dependerá del alcance, de las limitaciones, de cómo utilices el tiempo disponible y de los acuerdos a los que llegues. Aunque de todas formas, esa situación suele representar una mala aplicación de los recursos, más que problemas con la metodología.
Poner límites de tiempo estrictos en los proyectos en un entorno saludable fomenta la innovación y la creatividad, la búsqueda de formas de hacer diferentes a las que se hacen actualmente. Fomenta que pongas en duda, que cuestiones desde el pensamiento crítico cualquier proceso, que evalúes que es lo que realmente espera la otra persona. Y con ello, que llegues a acuerdos de lo que es importante entregar. Como también, hacer lo mismo con límites de tiempo imposibles en un entorno tóxico nos lleva a todo aquello que puede salir y que saldrá mal.
Plazos, tiempo y comunicación
Realmente los plazos ayudan a completar el trabajo. Esto queda claro. Lo verdaderamente desafiante es adaptarte a plazos cada vez más estrictos siempre y cuando puedas cuestionar la forma en la que realizas el trabajo sin perder la calidad final.
Para entender cómo funcionan los plazos, la única forma de hacerlo es fijando un calendario desafiante, que no imposible. Entender las necesidades del proyecto, pensar más rápido y acortar plazos siempre que podamos reducir el riesgo. Es esta responsabilidad la que mantiene la atención en todo momento y nos obliga a tomar decisiones claras sobre qué incluir, qué dejar fuera y cómo gestionar nuestro tiempo para avanzar sin comprometer la calidad y ayudar, con lo que hacemos.
Y aunque no venga al caso, otro ejemplo es el haber recuperado hacer deporte diariamente porque me he fijado un calendario estricto en el que tengo un objetivo que cumplir.
Y lo mismo ocurre exactamente cuando trabajas en equipo. Estuve pensando mucho, tras volver a escuchar la conversación con Iñaki en cómo aplica la Ley de Parkinson cuando le pides a una persona que haga una tarea.
En este caso todo gira en torno a los plazos, a recomendar cuándo debería estar hecho. Por lo que ser explicito al respecto, pero abierto en la negociación es importante para que se cumpla. Una técnica tan simple, pero que cuando se repite a lo largo de mucho tiempo, marca la diferencia.
¿Por qué? Porque en cualquier escenario los plazos marcan un ritmo y una cadencia clara y, fundamentalmente, hacen que las cosas pasen. Un ejemplo canónico de esto es enviar una encuesta que se puede completar en cualquier momento frente a una que se necesita para una reunión al día siguiente. Con solo dejarlo claro conseguirás una tasa de respuesta mucho más alta y mucho más rápida.
Este ritmo y cadencia creo que son muy importantes para avanzar. Saber que las cosas tienen que hacerse para cumplir unos plazos que están justo en el límite de la zona de confort obliga a un progreso real y tangible, teniendo en cuenta que siempre subestimamos lo que podemos hacer en el tiempo que tenemos disponible.
Por ejemplo si crees que una definición puede llevar un mes, ¿por qué no desafiar al equipo para ver qué pueden hacer en una semana? Hacerlo así aporta energía y autoconocimiento de por qué el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su finalización.
Todo es inercia, y cuando se fijan unos plazos, sin duda alguna, se avanza, más rápido, y se buscan nuevas vías para ello.
Nuevo episodio en el podcast
Con Alex Casals, CEO de Taclia.
Cuando hablé la primera vez con Alex me impresionó la forma en la que crecen mediante la metodología product-led growth. Así que entre muchos temas, hablamos de ello y de:
Qué es Taclia, qué problema resuelve el producto
En qué momento están como compañía y cómo fueron los inicios
Gestión de la incertidumbre y validación de producto
Cómo usan el producto como vehículo principal para adquirir, activar y retener clientes
Aceptar el fallo como parte del proceso y aprender de los errores
Comunicación, pensamiento crítico y cultura de equipo
Gestión del tiempo y visión a largo plazo
Muchas gracias por tu tiempo, Alex. Me encantó la conversación y Taclia, es un proyectazo.
Si quieres escuchar la conversación, la tienes aquí abajo y en este enlace.
Lo que he leído estas semanas
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Talent hits a target no one else can hit, while genius hits a target that no one else can see. Arthur Schopenhauer
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