Tolerar y gestionar la frustración

Gestionar la frustración y aceptar que no todo será perfecto es una de las cualidades más importantes que puedes tener cuando se trata de organizar el caos.

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Llevo con el tema de esta edición desde finales de noviembre, y aunque no pensaba publicarlo hasta dentro de unos meses, necesitaba empezar a reflexionar sobre una de las habilidades que considero claves y que personalmente más me ha costado aprender: tolerar y gestionar la frustración.

Vamos a ello.

De víctima a responsable

Es curioso cómo ciertas habilidades blandas, a veces, tienen más impacto en nuestra productividad de lo que imaginamos. En mi experiencia, una de ellas es la tolerancia a la frustración.

Ha sido desde que publiqué el último artículo del año pasado, y especialmente en enero, cuando no he dejado de pensar en cómo tolerar la frustración y gestionarla, puede influir en tu estado de ánimo, en la forma en la que te enfrentas a los retos diarios, así como a la organización del trabajo, la toma de decisiones y, por supuesto, en la creación de espacios ordenados y estructurados.

Un tema, este de la frustración, que surgió hace unos meses hablando con Diego Rodriguez y que me parece muy importante. Importante para conseguir tener discurso, para que tu mensaje llegue y, sobre todo, para empezar a organizar y estructurar con visión de presente y futuro. Y es que todo esto aplica tanto a entornos burocráticos donde las decisiones dependen de un proceso de aprobación, como a entornos más ágiles en los que las decisiones dependen de cómo delegas en las demás personas.

Parece extraño pero gestionar la frustración y aceptar que no todo será perfecto es una de las cualidades más importantes que puedes tener cuando se trata de organizar el caos. Y, claro, no me refiero a dejar que las frustraciones nos consuman o tomar una actitud pasiva frente a los problemas, sino a la capacidad para reconocer que los imprevistos siempre van a estar ahí, que habrá momentos de estancamiento, de no saber qué hacer, de dudar de ti mismo y de no saber por dónde empezar para reconducir una situación.

Porque son esos momentos en los que en vez de caer en la negatividad, en lugar de pensar en falsas expectativas, de si se están o no se están cumpliendo, prefiero aceptar que es parte de un aprendizaje. Prefiero quedarme con lo bueno, organizar lo que tengo encima de la mesa y, como explican Gary Keller y Jay Papasan en el libro “Lo Único”, pensar cuál es la tarea que puedo hacer que va a desbloquear a las demás como fichas de dominó.

Así como esta imagen que siempre tengo presente. Dos formas de hacer frente a los problemas. Responsable o víctima.

Y es que, de alguna forma, la frustración bien gestionada es capaz de convertirse en una habilidad para poder poner orden en medio del desorden. Y si algo he aprendido es que, cuando la frustración se canaliza correctamente, en el entorno correcto, con las palabras adecuadas, también se aprende a estructurar mejor los procesos, organizar mejor el tiempo y, más importante si cabe, pensar en soluciones de forma ordenada.

La frustración en la organización y la estructura

Hace años me habría costado mucho aceptar que no todo en el trabajo se puede planificar o anticipar. Creía que si se hablaba, se priorizaba y se comunicaba lo que se debía de hacer, no existirían momentos en los que fuese necesario tolerar la frustración.

Con el tiempo he aprendido que dentro de un proyecto, las personas tenemos diferentes intereses y expectativas, y que esos intereses y expectativas pueden cambiar precisamente por las de los demás.

Sé que suena complejo pero ahora entiendo que la frustración surge justamente cuando las expectativas no coinciden con la realidad, y es en esos momentos cuando tenemos que llevar nuestra energía hacia lo que si podemos controlar. El orden, la estructura, la organización, el cambio.

Y en este sentido, tener la capacidad de “estructurar” nuestros pensamientos, nuestras tareas, la comunicación con las demás personas, cuando todo parece caótico, es una de las habilidades que más valoro actualmente.

Es decir, que en vez de que la frustración se apodere de nosotros y nos transforme en víctimas, pensar de qué forma podemos ser responsables, dar un paso atrás e identificar qué aspectos necesitan más organización para enfocarnos solamente en lo único que nos permita avanzar. A veces solamente hablar ya nos da claridad y control, incluso cuando las cosas no van como esperábamos.

Estructura como respuesta a la incertidumbre

Cuando escribo sobre incertidumbre, no importa desde la posición en la que lo haga, porque sigo pensando que una de las formas más eficientes de poner estructura y orden es a través de la documentación y la organización de tareas. Qué tengo que hacer, para cuándo se necesita que esté hecho y a quién más involucra este trabajo.

Pero en vez de esperar que todo esté perfectamente definido, que todo esté perfectamente documentado, lo importante es saber adaptarte a la situación, a los tiempos, al estrés que provocan. Antes mencionaba intereses y expectativas, pues bien, el truco está en no verlos como un obstáculo sino como una oportunidad para alinear intereses, para establecer ese marco de trabajo flexible sobre el que se genere el orden.

Y muy importante, después de todo, para preguntarnos qué podemos mejorar, qué procesos necesitan más estructura y cómo podemos adaptarnos mejor a la incertidumbre, a los imprevistos.

Orden sin perder visión

Sé que hay muchas herramientas de organización, muchas formas de hacer un roadmap, de gestionar tareas, pero también siento que es necesario no perder nunca de vista el objetivo y entender por qué estás haciendo ese análisis, ese diseño, esa definición y qué quieres transmitir con esa interacción cuando el usuario ha hecho clic en un botón, por poner algunos ejemplos.

Como también lo es saber cuándo tomarnos un respiro y reflexionar sobre si esa forma de organizarnos está funcionando para el proyecto.

La frustración puede ser el indicador perfecto para preguntarnos:

• ¿Este sistema está alineado con lo que realmente necesitamos?

• ¿Este proceso/comunicación nos da realmente certidumbre sobre cómo va a funcionar este proyecto?

Lo mencionaba mucho, y lo menciono: en cualquier sitio y proyecto en el que trabajo, las retrospectivas no deben hacerse solamente cuando el proyecto ha finalizado sino cuando llevamos un tiempo prudencial de trabajo con respecto a lo que habíamos estimado porque es, en esos momentos, cuando tener un espacio de feedback es lo que mueve la frustración, del dolor a una oportunidad para reconducir la situación, para ajustar, avanzar más rápido y con mayor claridad.

¿Has estimado hacer un proyecto en seis meses? Marca espacios cada dos meses para revisar.

Como siempre, un par de conclusiones para cerrar

En cualquier ámbito vas a pasar por momentos de mucha frustración. En mi experiencia, aceptarla y reconocerla como parte del proceso me ha ayudado a repensar y organizar lo que no estaba funcionando, como también a entender que la estructura no es solo para los procesos, también para la forma en que afrontamos los imprevistos.

La clave está en entender que no todo tiene que ser perfecto y que, a veces, lo que necesitamos no es más presión, sino la capacidad de estructurar nuestras respuestas frente a la frustración y que lo único que se necesita para empezar es un cambio en la forma de ver las cosas. Pasar de víctima a responsable.

Y dicho esto, si te ha gustado, lo mejor que puedes hacer es compartirlo. También he habilitado una página en Ko-fi para que puedas invitarme a un café.

Nada más, por ahora, nos leemos en un par de semanas. Te dejo mientras con unas lecturas, y aunque en esta ocasión no hay podcast nuevo, puedes escuchar todos los episodios, más de 75, en este enlace que dejo abajo. Gracias.

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Lo único que he leído estas semanas

• Lo único, de Gary Keller y Jay Papasan

• Tener ideas y demostrar que son buenas son 2 habilidades diferentes

• Los pre-mortem: cuando pensar como un gafe te ayuda a mitigar riesgos

• Tus usuarios no entienden de fórmulas

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Una frase

Education is when you read the fine print. Experience is what you get when you don’t. Pete Seeger