Aprovechando y organizando el tiempo
Es normal cuando empiezas un trabajo no saber cómo se organiza el equipo y cómo podrás organizar tus tareas.
Bienvenido, bienvenida a Rodobo, un boletín quincenal que explora la relación entre el diseño de producto, la experimentación, analítica y las empresas.
Las dos publicaciones de junio serán las últimas durante un tiempo. Últimamente siento que necesito descansar mentalmente de este proyecto y pensar en si quiero publicar contenido más técnico, experiencias personales, opinión, etc.
Rodobo volverá cuando finalice el verano en España. Todavía no tengo decidido si será en septiembre o en octubre, pero lo que es seguro es que descansaré durante julio y agosto.
Y para el tema de esta edición me gustaría abordar la organización del tiempo, pero antes déjame decirte que no te pierdas el podcast que dejo más abajo. Venga, vamos a ello.
Planificando el tiempo
Es normal cuando empiezas un trabajo no saber cómo se organiza el equipo y cómo podrás organizar tus tareas. En ocasiones se suele seguir una cadencia predecible. Quizás planifiques tu tiempo y tareas en torno a períodos fijos como sprints, o también puede que sea todo lo contrario y termines trabajando de forma autodirigida. Es decir, planificando, trabajando en cada tarea y dando contexto sobre la marcha.
De cualquier forma, por mi experiencia sé que solemos encontrar y mantener un ritmo en el que nos movemos en intervalos predecibles. Pero hasta que llegan esos intervalos predecibles, especialmente cuando tu trabajo depende de forma directa o indirecta de otros equipos, puedes encontrarte con varios de estos equipos trabajando en diferentes cadencias y duraciones de iteración.
¿Qué se podría hacer para recuperar el control y agregar certidumbre en este proceso?
Mapear
Un método que me ha funcionado es mapear frecuentemente en grupos de cuatro intervalos (diario, semanal, mensual y trimestral) las tareas que tengo que hacer.
Lo hago así porque soy una persona visual a la que un formato en columnas, diario, semanal, mensual y trimestral, le ayuda a pensar más fácilmente y a organizar y priorizar las tareas de forma más eficiente según el impacto que tendrán en el transcurso de un proyecto.
Algunas de estas tareas serán bucles que se repetirán durante todo el año pero otras tareas serán únicas. Separarlas y etiquetarlas me ayuda a comprender el equilibrio entre las dos.
Y esto también me ayuda a razonar mejor sobre lo que debería requerir un esfuerzo diario y lo que idealmente debería necesitar menos atención con el tiempo.
Me ayuda a identificar los momentos en los que me estoy sobrecargando en mis tareas diarias y semanales con trabajo intenso a corto plazo que debería delegar, automatizar, pedir ayuda o simplemente no hacer, solucionando la causa subyacente.
Todo esto, en consecuencia, me recuerda las tareas que hago mensual o trimestralmente, y de las que no debo olvidarme, liberando ese espacio en la cabeza para pensar en el momento presente.
Es decir, si siempre tengo en mente que hago una tarea de forma recurrente, ese espacio mental ya está ocupado. Marcarlo de alguna forma hace que ya esté ahí, presente, pero libera ese espacio en mi cabeza. Y esto me permite pensar periódicamente si las tareas que considero importantes como planificar estratégicamente, buscar negocio, eliminar el riesgo de todos los proyectos, las que sean que tengas, tienen la atención suficiente o si su prioridad está disminuyendo.
Y si esto último pasa, pues también ayuda a preguntarte el por qué.
Aquí lo que debes hacer es marcar tus propias tareas y tener en cuenta una clara distinción entre tareas que son recurrentes, por ejemplo una para mi es no dejar sin contestar mensajes, ya sea en el email como en cualquier aplicación, Slack, Teams, Telegram, la que uses para tus proyectos, y aquellas que son únicas de ese período, como trabajar en la estrategia de un proyecto o revisar datos de conversión de un proceso.
Ahora bien, pongo estos ejemplos porque no hay nada intrínsecamente malo en tener muchas tareas puntuales. Si todas son estratégicamente importantes entonces es genial, podría significar que estás usando bien el tiempo que tienes.
Pero a veces no es así siempre y en mi experiencia en estos últimos años, merece mucho la pena parar un par de horas y pensar sobre esa distinción, apoyarte en los demás equipos y preguntar, como si fuesen tu usuario final (en realidad prácticamente pueden serlo) sobre lo que es importante para ellos. Por eso también hace un tiempo escribir aquello de “¿Soy necesario?”.
Clasificar el mapeo
Otra de las formas de organizarme que últimamente me está ayudando, una vez tengo clasificadas las tareas en diarias, semanales, mensuales y trimestrales, es la de etiquetarlas en cada uno de esos segmentos.
Esto, aunque pueda parecer más carga de trabajo organizativo, me ayuda como indicador de cómo se divide el tiempo entre las tareas que tengo en cada segmento, ayudándome a pedir ayuda, automatizar y delegar en lugar de hacer todo por mí mismo. Es decir, me hace ser más consciente de todo lo que tengo sobre la mesa.
Entonces, ¿cómo deberíamos etiquetar estas tareas? En este sentido, solamente tú sabes cuál es el equilibrio adecuado, pero evaluar la calidad y el impacto de cada tarea debería darnos alguna idea de lo que entra y sale de cada segmento.
Por ejemplo, las tareas diarias generalmente las divido en dos categorías. Comunicación y gestión del tiempo, y suponiendo que no haya ninguna tarea que requiera de prioridad máxima, pensar en aspectos más estratégicos u operativos a comentar con el equipo.
Aunque esto último bien podría ser por iniciativa propia, estar pendiente de cómo van los proyectos en fases más avanzadas a la mía, mostrarme accesible y presente para que el equipo pueda preguntarme dudas de mis tareas una vez están entregadas. O simplemente dar comentarios, feedback, desde el entendimiento que tengo sobre el problema que estamos solucionando.
Por otro lado, las tareas semanales suelen ser siempre reuniones de planificación, estatus y para fijar objetivos para las próximas semanas, así como valorar qué ha pasado para que vayamos en tiempos y qué debería pasar para que no vayamos en tiempos en las próximas semanas. No es ser pesimista, sino anticiparte al riesgo.
Otras tareas semanales pueden ser, por ejemplo, escribir un resumen cada semana destacando información clave del proyecto que el equipo necesita conocer. Recuerdo cuando en el Diario AS hacíamos esto todos los jueves por la tarde y eso nos permitía modificar la estimación de tareas en función de las necesidades que esa información provocase en el resto del equipo. Dicho de otra forma, si no soy consciente de que terminas una tarea, ¿cómo sé que tengo que hacer la siguiente? Comunicación al fin y al cabo, pero también organización de esos segmentos de tiempo.
Por otro lado, las mensuales suelen ser como las semanales pero a mayor escala, como por ejemplo retrospectivas, accionables y revisión de si se están cumpliendo accionables pasados.
Por último, para mí, personalmente, las trimestrales son menos numerosas, pero por ejemplo recuerdo cuando en Product Hackers, siguiendo la metodología EOS, dedicábamos un tiempo a revisar datos con respecto a nuestras rocas para pensar si todavía estábamos en el camino adecuado o si se necesitaban ajustes.
Lo siguiente, es conseguir equilibrio
En el momento de empezar a escribir este artículo a principios de mayo, siento que tengo un buen equilibrio de tareas en las diferentes categorías. Quiero mirar más al largo plazo pero entiendo que necesito organizar lo diario, semanal y mensual.
Y que lo más importante es que mirando en retrospectiva, casi siempre, desde hace un tiempo he conseguido avances significativos en tener bajo control aspectos que antes no tenía. Es decir, poder ver lo que necesito y estar presente, que suele ser mi indicador de si mi carga de trabajo está equilibrada.
Porque, de todas formas, si nos encontramos en una situación en la que tenemos demasiadas tareas en cualquiera de las columnas y de los segmentos, entonces es momento de pensar en delegar, automatizar lo que podamos para que requiera de nosotros una participación menos activa e incluso en el mejor de los casos, olvidarlo si realmente no es una tarea de impacto.
De hecho, hace unos cuantos meses escribí, no recuerdo en qué artículo, que la mejor forma de saber si una tarea es importante para los demás, es dejar de hacerla.
Y qué es lo que recomiendo
Prueba. Por qué no, todo se basa en probar. Planifica cómo empleas tu tiempo en períodos diarios, semanales, mensuales y trimestrales. Incluso es posible que quieras agregar un período quincenal si trabajas mucho en esa cadencia.
Identifica cuáles de las tareas se repiten y cuáles son únicas, pregúntate si todas son temas puntuales o son estratégicamente importantes, si hay alguna que puedas delegar o eliminar por completo. Y no olvides comentar.
Nueva conversación en el podcast
Con Jose Antonio Sevilla, Socio Fundador y Director General de AltaFit Gym Club.
Como cliente feliz que he sido de AltaFit y lector de “La vida puede ser maravillosa”, la newsletter de Jose Antonio, no podía dejar pasar la oportunidad para invitarle a charlar de deporte, organización de equipos y mucho más. Entre otros temas hablamos de:
Lo que aporta el deporte para estar bien en nuestra vida personal y profesional
Cómo aplicar la escucha activa y la importancia de esta habilidad
Liderazgo personal, pasar de la culpa a la responsabilidad
Cómo conciliar la necesidad de control, con la autonomía que implica delegar
Zona de confort vs. movimiento
Sobre ser constante en el tiempo y ganar hábito en cada faceta para conseguir objetivos
Cómo se consigue mantener alineados a un equipo on y offline con los mismos valores y la misma cultura de trabajo
Muchas gracias por la conversación Jose Antonio, fue un auténtico placer.
Te dejo el episodio aquí abajo y en este enlace.
Una frase
The greater the artist, the greater the doubt. Perfect confidence is granted to the less talented as a consolation prize. Robert Hughes
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