Gestiona tu capacidad, no tu tiempo
Gestiona tu capacidad, no tu tiempo
Nos obsesionamos con gestionar nuestro tiempo, pero en su lugar deberíamos centrarnos en gestionar nuestra capacidad.
Bienvenido, bienvenida a Rodobo, un boletín quincenal que explora la relación entre el diseño de producto, la experimentación, analítica y las empresas.
Si te gustó la edición anterior, esta es su continuidad, una edición más corta aprovechando que he estado los dos últimos fines de semana, que es cuando suelo escribir, fuera de casa visitando a la familia. Espero que la disfrutes. En esta ocasión, tengo una reflexión sobre gestionar la capacidad y no el tiempo.
Internet está lleno de opiniones sobre cómo gestionar tu tiempo. Incluso hay libros enteros escritos sobre ello y me encantan, como por ejemplo, “Hábitos Atómicos” de James Clear.
Sin embargo, lo que he leído hasta ahora pierde un matiz importante que no es la cantidad de tiempo que puedes gestionar, asignar y dedicar a lo que importa sino que es la calidad del tiempo que puedes dedicar a tus tareas.
Independientemente de dónde trabajes, en qué disciplina, en qué empresa o cómo de senior seas, tienes una cantidad finita de capacidad. Y con eso me refiero a que dentro de las horas de trabajo, que ya de por si son limitadas, solamente hay unas cuantas en las que pasar en un estado de productividad y fluidez.
Corti, el invitado del podcast que incluyo en esta edición, me hablaba mucho de “Fluir”, de Mihaly Csikszentmihalyi. Y es que, por lo general, todos dedicamos la misma cantidad de horas a nuestro trabajo. Sin embargo, cada persona es diferente en encontrar cómo y cuándo trabaja mejor. Algunas personas encuentran esa fluidez por la mañana, al tiempo que otras lo hacen por la tarde. Algunas personas avanzan en bloques largos de tiempo dedicados a una sola tarea, mientras que otras prefieren trabajar en bloques más cortos cambiando de tareas constantemente para evitar la repetitividad.
Es lo que comentaba en el envío anterior sobre la gestión de la energía, que cada uno se conoce a si mismo y por ello, sabe qué le funciona mejor. Así que es probable que ya sepas aquello que te funciona mejor.
Sin embargo, independientemente de cuánta autonomía y tiempo autodirigido y gestionado acumules, la asignación óptima de tu capacidad no es una tarea mecánica dónde tienes que asignar cada minuto de tu día. No se trata de eso.
Asignando capacidad
En su lugar, deberías aspirar a asignar una carga de trabajo predeterminada que no sea tu capacidad completa, dejando intencionalmente una parte de tu tiempo sin asignar. No es que quiera trabajar menos sino que esto se debe a que necesitas dejar espacio para lo inesperado, para reuniones de última hora y otras tareas que surgirán inevitablemente y de las que no tenemos visibilidad.
Es probable que como yo hayas trabajado con personas que son imposibles de contactar cuando las necesitamos de urgencia (todos tenemos esos momentos). Y no tiene que ver con su nivel de experiencia sino con esa capacidad y con la forma de gestionarse. Son personas que siempre están en reuniones, o trabajando en algo aparentemente más urgente.
No justifico nada pero esto es un error de gestión en lugar de una característica de esa persona, porque no están gestionando su capacidad de forma efectiva. No están dejando suficiente margen de maniobra no asignado para los eventos improvisados que pasan todos los días. Y esto, en definitiva, es malo para la organización y para el equipo porque no están disponibles en momentos de necesidad. Y por supuesto, también es malo para esas personas, que viven constantemente en un estado ocupado de estrés y de reactividad.
Me acuerdo mucho de Paco de Campos cuando hablo de estos temas. Paco fue el responsable del equipo de producto y audiencias en el que trabajaba en Diario AS. Da igual la importancia de la tarea, la urgencia, la necesidad, Paco siempre tenía tiempo para su equipo y gestionaba su capacidad contando con el tiempo suficiente para dedicar al crecimiento de las personas que formaban parte del equipo.
De él aprendí esa capacidad porque solía estar más estresado cuando gestionaba mi capacidad para toda la jornada, sin dejar tiempo a imprevistos. Es como llenar un vaso hasta arriba y ponerlo debajo de un grifo.
Y es que, si hemos tenido la suerte de trabajar con personas que gestionan bien su capacidad, es posible que nos hayamos sorprendido al descubrir que cuando nos comunicamos con algo urgente, pueden responder de manera rápida y efectiva. Puede que se hayan ofrecido a hablar de forma inmediata. Esto no es suerte ni tiene nada que ver contigo. Es simplemente una buena gestión de la capacidad por su parte.
Lo aprendí durante esos años y a día de hoy intento cumplirlo. Asegúrate de estar siempre disponible para tu equipo cuando te necesiten.
Aumentar y disminuir la capacidad
Solo puedes asignar tanto tiempo a tus tareas como tu capacidad lo permita. Y a pesar de ello, tu capacidad no es constante, es una función de tus niveles de energía.
En una mañana determinada, si estás bien descansado y te sientes bien, es probable que tengas un día productivo y efectivo, como también te muestres estable ante lo inesperado. Por otro lado, si estás cansado, sobrecargado de trabajo o estresado, es probable que no puedas aplicar la misma estabilidad de forma estable y efectiva.
Es decir, tus niveles de energía afectan a tu capacidad total. ¿Recuerdas lo que publiqué hace dos semanas? Desarrollemos más esto.
Tu capacidad tiene un límite superior fijo, que es el número de horas al día en las que trabajas de forma efectiva. En una posición senior, esto puede ser como 3, 4 horas en las que puedes trabajar en profundidad. El resto del tiempo lo pasarás en reuniones, 1:1 y otras tareas que requieren de tu atención.
Tu capacidad se agota cuando pasas tiempo en tareas que se llevan tu energía. ¿Qué tareas son? Dependerá de conocer tus limitaciones. Quizás sean tareas repetitivas, conflictos, retrasos, obstáculos, exceso de trabajo y tiempos de entrega ajustados. El caso es que cuánto más estés aquí, más se reducirá tu capacidad a medida que pasen los días.
Por otro lado, tu capacidad se repone cuando pasas tiempo en tareas que te llenan de energía. De nuevo, dependerá de cada persona, pero generalmente son tareas como encontrar fluidez en una tarea que se prevé profunda, llegar a objetivos, ayudar a otras personas, progresar y desbloquear un proyecto, y la más importante, descansar bien y equilibrar tu tiempo fuera del trabajo.
Esto último estoy intentando cumplirlo este año sin excusa. Comer de forma saludable, hacer ejercicio y dormir bien sin abusar de la cafeína. Sé que es otro tema pero lo que quiero decir con el párrafo anterior es que cuanto más te encuentres en él, más crecerá tu capacidad.
Con esto quiero decir que necesitas ser consciente de tus niveles de energía ya que estos afectan directamente a la calidad de tu trabajo. Y esto requiere de una introspección y reflexión regular sobre tus tareas y actividades. Cuando escribí “¿Soy necesario?” me encontraba en esa misma introspección y reflexión.
Registra tu semana
Para entender mejor la relación entre tu capacidad y tus niveles de energía, me ha servido de mucha utilidad registrar en qué invierto el tiempo y cómo me siento al respecto. Y es que aunque este ejercicio pueda parecer muy simple, confía en el proceso.
Durante la semana, al principio, a la mitad y al final de cada día, registra cómo sientes que es tu nivel de energía en una escala del 1 al 10. De agotado a lleno de energía. Junto a cada registro, apunta qué has estado haciendo en las últimas horas. Reuniones, 1:1, trabajo profundo o cualquier otra cosa.
Al final de cada día, anota cuántas horas de trabajo productivo hiciste. No tiene por qué ser exacto sino que un calculo aproximado. Puede ser tanto trabajo tuyo como llamadas y reuniones en las que has sido productivo, como una retrospectiva.
Al final de la semana, dale un vistazo. ¿Qué patrones ves? ¿Hay alguna actividad que esté constantemente agotando tu energía? ¿Qué actividades la aumentan? ¿Cómo te has sentido con respecto a tu capacidad al final de la semana?
Lo interesante de esto es ver si hay una relación entre tus niveles de energía, el tipo de tareas que estabas haciendo y tu capacidad para que pienses en qué puedes hacer la próxima semana para mejorar tu capacidad. Ya sabes, no se trata de hacer más sino aprender que cuanta más capacidad tengas, mejor será tu trabajo, menos reactivo serás y, fundamentalmente, más producirás.
Al final, se trata de entender las tareas en las que gastas tu tiempo, cómo trabajas y cómo puedes cuidarte para mantener tu capacidad bajo control y que puedas trabajar mejor.
Nuevo episodio en el podcast
Con Jose Carlos Cortizo, Corti, CMO y COO de Product Hackers.
Como sabéis, pasé un tiempo increíble en Product Hackers de dónde me llevé muchísimos aprendizajes sobre experimentación, gestión y CRO por lo que esta conversación me hace especial ilusión. Más si cabe después de la admiración que tengo por Corti.
Entre otros temas hablamos de:
El papel de la intuición y la experiencia en determinadas situaciones
Normalizar el sindrome del impostor
Aceptar que no lo sabes todo
Por qué nos cuesta tanto aceptar el fallo
Dar y recibir feedback
La importancia de saber cambiar de opinión
A qué nos referimos cuando hablamos de cultura de experimentación
Lazos afectivos y estándar de calidad
Extreme Ownership y cómo adoptar responsabilidad
Muchas gracias por tu tiempo, Corti. Tenemos que repetir pronto.
Te dejo el episodio en este enlace y aquí abajo.
Lo que he leído estas semanas
Una frase
To achieve great things, two things are needed: a plan and not quite enough time. Leonard Bernstein
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